降低不确定性，提升信心：内部审计如何助力博物馆取得成功

我们都见过这些令人忧心的头条新闻：
“大英博物馆（British Museum）有多少珍宝被盗？”
“巴西国家博物馆（Brazil Museum）遭遇毁灭性火灾，悲痛与愤怒交织”
“《蒙娜丽莎》（Mona Lisa）如何在大都会艺术博物馆（Metropolitan Museum of Art）险些遭水淋毁”
“纽约大都会艺术博物馆馆长因财务困境辞职”
读到这些，您是否感到紧张？是否担心您或您所在的博物馆会成为下一个？您是否质疑自己对所在机构面临的风险是否有足够强的掌控力？

如果是这样，或许是时候考虑聘请一位内部审计师了。原因如下。

内部审计对博物馆的价值

与小型城市类似，博物馆是结构复杂的组织，涵盖多种业务，包括研究、保护、修复、教育、数字推广、设计、捐赠拓展、行政及财务等（仅举几例）。其收入来源往往较为多元，包括门票销售、零售商店、餐饮服务、特别活动、捐赠以及大额捐赠基金等。因此，其面临的相关风险，与所聘用的员工类型、具备的技能以及提供的服务范围一样广泛。除此之外，我们所处的世界正经历前所未有的不确定性与变革，且未来其变化速度预计还将呈指数级增长。领导们该如何跟上这一节奏？
在拥有健全内部审计职能的组织中，领导们连晚上睡觉都会更加安心。组织内部有专职员工，其唯一职责便是减少不确定性，增强对实现组织成功目标的信心。内部审计师通过审计与咨询审查为理事会和领导层提供所需的保证，确保他们走在通往成功的正确道路上。内部审计师让领导了解哪些方面进展顺利、哪些方面值得关注，并在发现问题时提出解决方案，从而助力将不确定性转化为机遇。

相对地，没有内部审计职能的组织及其领导者和受托人，将面临极大的不确定性与风险。这些组织或许有其他人员就特定事务提供保证，例如财务报告（外部审计）或法律法规合规性（法务）。然而，它们缺少一个内部职能，能够从全局角度弥合从规划到成功实现目标之间的差距，同时克服可能阻碍组织成功的障碍。

降低不确定性，增强信心

并非只有重大丑闻才会危及一个组织的未来。治理不善和错失机遇也可能使博物馆难以保持长期相关性及长期维持运营。但如果您在组织内部有一位值得信赖的合作伙伴，其唯一宗旨便是帮助您实现最佳治理呢？一个能够为您提供独立、基于风险且客观的保证、建议、洞见与远见的职能部门——这正是内部审计的角色。

内部审计能强化决策与监督。管理层和员工往往深度投入于各自负责的项目或流程中，这会使他们难以看清全局、发现待改进之处、公正评估风险，或是无法超越“好消息”进行汇报。而内部审计师身处组织内部，能够洞察组织的各个方面，同时又独立于管理层，秉持客观的工作方法，为领导者提供所需信息，且不带任何偏见，助力其合理权衡风险与回报，从而做出明智的决策。内部审计师会向领导层如实汇报各项事务的进展——无论顺利与否。由于掌握了完整的信息，领导者便能清晰聚焦于组织最优先关注或最关切的领域，并针对最复杂的问题制定解决方案。领导者深知，合理的决策需以可靠的证据为依据。在做出重大决策时，值得信赖的内部审计师能提供全新的视角、可信的数据以及独立的观点。

内部审计能强化治理。有效的博物馆治理需要有切实的监督力量来独立验证博物馆是否走在通往成功的轨道上。过去，煤矿工人会带着金丝雀下矿井，因为这种鸟能提醒他们有毒气体的存在。内部审计师就如同博物馆治理中的“金丝雀”，通过发出警示信号来保护组织、员工、领导层及受托人免受损害。审计师发出的早期预警能帮助博物馆领导者避免错失机遇、承担财务责任、遭受品牌或声誉损失以及面临法律处罚。通过对萌芽问题迅速予以关注和干预，利益相关者能够确保自身及所在组织得到保护并实现良性发展。这一角色在职场文化方面的作用尤为显著。健康的文化对于实现组织目标、提高员工参与度和生产力以及防范舞弊至关重要。然而，身居高位者往往难以客观评估文化状况，尤其是高层领导本身对此负有责任。而审计师对职场文化的独立评估，能够帮助组织避免严重后果，并协助治理机构在事态无法挽回之前及时纠正偏差。

内部审计能促进组织成功达成目标。内部审计师专注于协助组织实现各项目标，凭借其独特的定位和职责，他们对组织的各个领域都有着深入的了解。因此，在关键的战略讨论中，他们能够提供平衡的视角，打破壁垒，改善沟通，强化项目管理，并提升组织的协同一致性。内部审计还会围绕组织最优先关注的领域规划审计和咨询工作，确保高层领导和理事会知晓任何可能阻碍战略成功的问题。

内部审计能提升绩效。管理者往往忙于日常事务，几乎没有精力顾及其他。而内部审计师可以深入开展有意义的分析，探究如何改进工作；与管理层合作找出低效环节；并倡导实施改进措施以提升绩效。此外，内部审计师的独特职责使其拥有绝佳的视角，能够发现最佳实践和简化运营的机会。内部审计师作为值得信赖的伙伴，凭借独特的技能和能力，可为各个领域提供建议，发掘优化和创新的机遇。

内部审计能强化风险管理与控制流程。内部审计师会对高风险领域开展审计，确保高层领导和理事会知晓所有需要重点关注的问题，或需要更完善的风险缓解策略的方面。他们可能会指出，某些艺术品存储区域位于洪水易发区的地下，而将艺术品转移至地上存储能更好地降低藏品丢失或受损的风险。他们还能为法律与合规部门提供支持，就某些法律法规或内部政策的遵守情况提供鉴证，识别出不合规的领域，从而进一步保护组织免受法律处罚或声誉损害。此外，内部审计职能的存在本身就是对舞弊、浪费和滥用行为的重要威慑，因为员工知道有专门的部门在致力于查处这类行为。

成功的关键要素

机构管理层与负责风险评估和管理的人员之间的合作对成功至关重要，这一合作依赖于几个基本条件：
沟通：管理层与风险评估团队之间必须建立开放、透明且结构化的沟通机制，确保关于风险与机遇的讨论成为日常交流的一部分。

支持：管理层应培育重视问责、透明和诚信的文化，将评估结果和发现视为成长的机遇。

独立性与客观性：风险评估人员应免受干预，以便能够保持为组织履行职责所需的独立、客观的心态。

像内部审计师一样思考

最高效的内部审计师已磨练出一种能力，能引导流程负责人、管理层和高管领导层主动、客观且毫无保留地思考以下问题：
我们可能正在错失哪些机遇？
哪些方面可能出现问题？
在这件事上，我还应该与谁协作？
哪些方面运作良好，哪些方面存在问题？
哪些因素在阻碍成功？
思考这些问题能让领导者及时了解风险，洞察未来的隐患或机遇，并灵活适应变化。当这些问题成为日常交流的一部分时，组织更有可能成功实现其使命和目标。因此，若想像审计师一样思考，最佳起点便是思考这些问题，鼓励他人也这样做，并让这类讨论持续下去！

（杨静 译自美国博物馆协会网站）